Theo Townes, bằng cách tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại, nhân viên được giải phóng cho những nhiệm vụ có giá trị hơn những công việc mà máy móc có thể hoàn thành. Tuy nhiên, các hình thức tự động hóa tiên tiến hơn - như học máy - hiện có thể được sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ cấp cao hơn đòi hỏi khả năng thích ứng cao hơn một chút. Khả năng học hỏi theo thời gian của các chương trình phần mềm này có nghĩa là chúng thu thập dữ liệu khổng lồ một cách nhanh chóng và hiệu quả, trước khi ngữ cảnh hóa thông tin đó theo cách hữu ích để hỗ trợ việc ra quyết định nội bộ.

Dưới đây là một số cách mà tự động hóa nơi làm việc đã được các công ty có tư duy tương lai áp dụng:

1. Tiếp thị qua email
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã sử dụng ít nhất một hình thức tự động hóa: tiếp thị qua email. Các công ty như Zoho và Constant Contact cung cấp phần mềm cho phép người dùng điều chỉnh các thông số của chiến dịch tiếp thị qua email theo ý thích của họ và sau đó đặt nó chạy tự động. Bạn có thể tìm hiểu thêm về khả năng tự động hóa của các nền tảng này trong bài đánh giá Zoho CRM và bài đánh giá của chúng tôi về Liên hệ không đổi.

Một email giới thiệu có thể được tải lên phần mềm và được gửi ngay sau khi thêm địa chỉ liên hệ. Phần mềm được định cấu hình để gửi một email tiếp theo sau đó vài ngày, nhưng chỉ cho những người đã mở email ban đầu.

2. Thu nhận và tuyển dụng nhân tài
Kriti Sharma, Phó chủ tịch phụ trách bot và trí tuệ nhân tạo tại công ty phần mềm kế toán và trả lương Sage, cho biết tự động hóa học máy đang tạo ra bước tiến lớn trong việc thu hút nhân tài và tuyển dụng nhân viên. Đối với bộ phận nhân sự, việc tự động hóa các quy trình như theo dõi các ứng viên tiềm năng và lên lịch phỏng vấn giúp giải phóng thời gian cho người lao động để xác định ai là người phù hợp nhất với tổ chức của họ. [Đọc bài viết liên quan: Hướng dẫn Chọn Dịch vụ Tính lương]

Sharma nói: “Thật là một khó khăn lớn khi thuê đúng người. “Rất nhiều điều đang xảy ra trong các hệ thống tuyển dụng, sử dụng AI để kết hợp đúng người với đúng nhóm cho các dự án phù hợp.”

3. Dịch vụ khách hàng
Các bộ phận dịch vụ khách hàng cũng đang tự động hóa với sự ra đời của các công cụ như chatbots và các giải pháp tiếp thị bằng tin nhắn văn bản tự động. Các công cụ hướng tới người tiêu dùng này tự động hóa các tương tác dịch vụ khách hàng điển hình bằng cách trả lời các câu hỏi phổ biến ngay lập tức. Họ chỉ giới thiệu khách hàng đến một đại diện khi chatbot không đủ để xử lý nhu cầu của họ.

4. Bán hàng
Một thuật toán sẽ không bao giờ có thể đưa khách hàng đi uống cà phê hoặc thương lượng thỏa thuận một cách hiệu quả như một nhân viên bán hàng được đào tạo. Tuy nhiên, tự động hóa có thể giải phóng thời gian cho những tương tác lấy con người làm trung tâm này, vì McKinsey ước tính rằng một phần ba tổng số nhiệm vụ bán hàng có thể được tự động hóa. Dưới đây là một số ví dụ về những nhiệm vụ đó.

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Dự đoán khi nào khách hàng có thể có lợi khi được liên hệ
Lập hóa đơn: Kiểm tra tín dụng và lập hóa đơn cho khách hàng mới và hiện tại
Xử lý đơn đặt hàng: Xử lý đơn đặt hàng, quản lý kho hàng và truy vấn bán thêm
Theo dõi lô hàng: Thông báo gửi đi, giao hàng và trả hàng; xác nhận thanh toán và hoàn lại tiền
Quản lý khách hàng: Quản lý tài khoản, bao gồm các email đăng ký thường xuyên
5. Nguồn nhân lực
Với tính chất có thể dự đoán và lặp đi lặp lại của các nhiệm vụ nhân sự - như bảng lương và bảng chấm công - số hóa có thể thay đổi hiệu quả của một bộ phận. Bằng cách giảm thiểu những sai sót do lỗi của con người, chẳng hạn như nhân viên nhân sự quên cập nhật bảng chấm công đã nộp, có thể tự động hóa việc quản lý hiệu suất, các ngày nghỉ được trả lương và lưu trữ hồ sơ nghỉ học.

Phần mềm có thể tăng cờ nếu đạt hoặc thiếu hạn ngạch, đồng thời duy trì các bản ghi chính xác được cập nhật theo thời gian thực. Thậm chí còn có những tiện ích tự động hóa việc giới thiệu bằng cách sử dụng các biểu mẫu của Google, bao gồm email viết sẵn, lập lịch sự kiện và phân phối tài liệu đào tạo.